Factura

REQUISITOS

El artículo 6 del RD 1496/2003 que regula el contenido de una factura establece que los campos obligatorios de una factura son:

• Núm. Factura
• Fecha expedición
• Razón Social emisor y receptor
• NIF emisor y “receptor”
• Domicilio emisor y receptor
• Descripción de las operaciones (base imponible)
• Tipo impositivo
• Cuota tributaria
• Fecha prestación del servicio (si distinta a expedición)

Para cumplir con la norma y que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico que la representa debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura, estar firmado mediante una firma electrónica avanzada basado en certificado reconocido y ser transmitido de un ordenador a otro recogiendo el consentimiento de ambas partes.

OBLIGACIONES

El expedidor de la factura tiene las siguientes obligaciones:

1. Reglamento sobre Facturación Electrónica

• La Orden 962/2007, de 10 de abril, desarrolla determinada disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el
• Real Decreto 1496/2003, que es el reglamento de facturación. Al respecto del consentimiento del destinatario, se encuentra recogido en el Artículo 2 de la citada Orden, donde dice que el consentimiento podrá formularse de forma expresa por cualquier medio, verbal o escrito.

2. Creación de la factura
   Mediante una aplicación informática, con los contenidos obligatorios mínimos requeridos.

3. Firma electrónica reconocida
4. Remisión telemática
5. Conservación de copia o matriz de la Factura
   Esta obligación se regula en el artículo 1 del RD 1496/2003, donde se especifica la obligación de expedir, entregar y conservar facturas.También han existido dudas sobre si las facturas electrónicas pueden emitirse en copia o sólo se debe guardar la matriz. Al respecto la Agencia Tributaria lo ha aclarado en el borrador antes citado (Art. 5) con la siguiente definición:“Se entiende por Matriz de una factura (…) un conjunto de datos, tablas, base de datos o sistemas de ficheros que contienen todos los datos reflejados en las facturas junto a los programas que permitieron la generación de las facturas….

6. Contabilización y anotación en registros de IVA
7. Conservación durante el período de prescripción
8. Garantía de accesibilidad completaDeber de gestionar las facturas de modo que se garantice una accesibilidad completa: Visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión.Esta es una obligación inherente a la conservación de las facturas por medios electrónicos que el legislador denomina acceso completo a datos, tratando de facilitar la auditoria e inspección de las facturas electrónicas. (Artículo 9 del RD 1496/2003)

9. Subcontratación a un tercero
   Todas las fases anteriores pueden ser subcontratadas a un tercero, sin perder su responsabilidad.Regulado en el artículo 5.1 del RD 1496/2003 el legislador deja claro en ese mismo párrafo que, aunque se permite la subfacturación a terceros, es el obligado tributario el responsable de cumplir todas estas obligaciones.

Y el destinatario de la factura tiene las siguientes obligaciones:

1. Recepción de la factura por medio electrónico

• Verificación de los contenidos mínimos exigibles y
• Verificación segura de la firma electrónica.Regulado en el artículo 21 e inherente a las obligaciones de la conservación de las facturas electrónicas se indica que:“el destinatario se debe asegurar de la legibilidad en el formato original en el que se haya recibido, así como, en su caso, de los datos asociados y mecanismo de verificación de firma”.A diferencia del emisor, al que se permite construir la factura desde la matriz, el destinatario debe conservar los originales firmados.

2. Contabilización y anotación en registros de IVA 
3. Conservación durante el período de prescripción 
4. Deber de gestionar las facturas de modo que se garantice una accesibilidad completa

• visualización,
• búsqueda selectiva,
• copia o
• descarga en línea e impresión.

5. Todas las fases anteriores puede subcontratarlas a un tercero, sin perder su responsabilidad 

VENTAJAS DE LA FACTURA ELECTRÓNICA

Entre las muchas ventajas de la facturación electrónica se encuentran:

• Ahorro de costes.
• Mejora de la eficiencia.
• Integración con las aplicaciones de gestión internas, de la empresa.
• Optimización de la tesorería.
• Obtención de información en tiempo real.
• Reducción de tiempos de gestión.
• Agilidad en la toma de decisiones.
• Administración y contabilidad automatizadas.
• Disminución de costes de los documentos en papel.
• Control de acciones erróneas.
• Uso eficaz de los recursos financieros.
• Flujos de transacciones agilizados.
• En el futuro será obligatorio para la facturación a muchas Administraciones Públicas.