Libros sociales

CONCEPTO

Son aquellos que permiten conocer los movimientos significativos de una sociedad, ya sea sus acuerdos importantes tales como fusiones, escisiones, transformaciones, el aumento o disminución de capital social en su parte fija o variable, la salida o entrada de algún socio o accionista, la compraventa de acciones, convirtiéndose en la confirmación escrita de la vida e historia de la sociedad

Cualquier empresa que se constituye, tanto sea titularidad de un empresario autónomo o de una persona jurídica, debe cumplir una serie de obligaciones documentales referentes a la actividad económica que desarrolla. Estas obligaciones son más amplias cuando hablamos de entidades de capital

Las entidades mercantiles deben llevar una serie de libros exigidos por la normativa contable, por la fiscal y por la propia legislación de las sociedades.

TIPOS DE LIBROS SOCIALES

• El libro de socios. Exigible a las entidades de responsabilidad limitada. En él se anotan las participaciones sociales de cada socio y las variaciones en las mismas. Las sociedades anónimas y comanditarias llevarán un libro registro de acciones nominativas. Ambos deben legalizarse en el Registro Mercantil antes de su uso.
• Libro de actas. Las actas recogen los acuerdos tomados por las juntas y los órganos colegiados de la sociedad (administradores mancomunados, consejo de administración, comisiones ejecutivas…). Al igual que el libro de socios, se legalizará en el Registro Mercantil antes de su uso.
• Libro de contratos entre la empresa y el socio. Obligatorio tan solo para las sociedades unipersonales.

En las sociedades cooperativas andaluzas tras la reforma ley 14/2011 de 23 de diciembre, sin perjuicio de lo que dispongan otras leyes o disposiciones especiales, las cooperativas deberán llevar al día los siguientes libros:

• Libro de socios y aportaciones al capital
• Libro actas órganos sociales.
• Libro Inventario y cuentas anuales.
• Libro Diario.

LIBROS FISCALES

La normativa fiscal obliga a la llevanza de una serie de libros de naturaleza tributaria. Algunos de ellos son comunes para todo tipo de entidades, tanto se trate de empresario autónomo como de entidades mercantiles.

• Libros de facturas emitidas y recibidas a efectos de IVA. Las facturas se anotarán indicando su número, fecha, datos del emisor o destinatario, tipo impositivo y cuota soportada o repercutida. Se incluirán también las operaciones exentas y las de autoconsumo de bienes.
• Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias. Es exigible a los sujetos pasivos de IVA que realicen determinadas adquisiciones o entregas de bienes a otro estado miembro. Para cada operación se anotará la fecha, descripción del bien, identificación del destinatario a efectos del IVA, razón social y domicilio y estado miembro interviniente en la operación.

La documentación de naturaleza fiscal, es decir, los libros junto con los documentos que en ellos se registran, debe conservarse durante el plazo de cuatro años

En la actualidad, la mayor parte de la documentación societaria se elabora mediante programas informáticos, que permiten su conservación de manera fiel e inalterada y suponen un considerable ahorro de espacio y de papel.